(foto-OG). “Pinto os cabelos de preto para os encontros amorosos e de branco para as reuniões de negócios”, Onassis. O mundo corporativo ultracompetitivo exige racionalidade em reuniões. Confira no texto algumas dicas valiosas. OG.

Reunião de negócios

[Artigo publicado nos jornais O Dia SP e O Anápolis – semana de 8.8.13.]

Na área de conhecimento da Negociação, um dos tópicos importantes é a reunião de negócios. A negociação é uma estratégia a ser pensada, um todo, o processo. Já a reunião de negócios é uma tática, porque um momento ou episódio, central da negociação. A literatura especializada é bastante homogênea na questão.

A reunião de negócios é perfeita ou dá certo quando o negócio é fechado e ambas as parte saem felizes. Simples assim. Tenham sido utilizadas, ou não, técnicas e táticas de negociação. É claro que toda e qualquer reunião de negócios deveria conceber um mínimo de cuidados profissionais. Mas muita gente se olha no espelho e diz: eu sou lindo, poderoso e sei tudo. Falar não é negociar; brincar não é cativar; ser grosseiro não é passar seriedade. Os equívocos geram espetaculares estudos de casos em aulas de Negociação, e motivo de piadas a torto e a direito.

Como “preparar” o encontro. As pautas da reunião: principal, acessória e pauta de fuga. O local e a escolha certos para cada participante ficar, possibilitando maior ou menor enfrentamento. Chefias cruzadas e o risco da troca subalterna de informações por colaboradores. As pessoas que podem estar na reunião e as que não podem aparecer, com análise dos fundamentos. Quem “pode” falar mais e quem “deve” ficar calado. A figura do agente observador, do próprio lado, e o representante do “OL” (outro lado), na expressão de Frank Acuff; como comprometê-lo. O café pronto para ser acionado no momento de se fazer cera ou barriga na reunião, equivalente ao jogador de futebol que quebra o ritmo do jogo alegando contusão. Estes são apenas alguns exemplos graves de cuidado técnico.

O desenho equilibrado e correto de uma reunião de negócios envolvendo um parceiro comercial ou agente público pode representar a diferença entre o sucesso da negociação e seu insucesso.

Análise das mais interessantes diz respeito a se mapear defeitos negociais. Pessoas que se julgam brincalhonas ou engraçadas até podem ter algum aproveitamento. Mas por um espaço de tempo curtíssimo. Se a reunião for com lideranças empresariais muito ocupadas, 10 segundos para uma piada, se não for “genial”, podem irritar. Não tanto pelo tempo, mas pela quebra de ritmo ou defeito na contextualização. Seriedade não faz mal a ninguém, ainda que isso não queira dizer cara fechada ou zangas. Já genialidade, destreza no comportamento e conhecimento aprofundado não se encontram em liquidação pelas esquinas.

Henrique Sérgio Gutierrez da Costa, no livro “Negociando para o sucesso”, p. 55, dentre outros, esmiúça o tema sob o título “Preparação para uma reunião inicial”. Fatores como a percepção do clima; a forma de perguntar; abordagens abertas ou fechadas; perguntas reflexivas, de conhecimento e de compromisso, compõem um cenário qualificado.

Quando uma reunião coincide com a participação de dois profissionais em negociação, em posições contrárias, coisas curiosas há. Primeiramente os profissionais percebem os manejos e táticas negociais um do outro. Ninguém ali é amador. Quem pergunta elabora tudo de forma técnica e respeitando o objeto, mas buscando um objetivo. Já quem responde percebe o manejo do interlocutor. O evento fica parecendo um jogo de xadrez, mas os resultados costumam ser otimizados. Além de jogadas, os negociadores são habituados à “inteligência” do negócio como “meio”, tudo tendente à obtenção de um fim.

O grande ganho com reuniões envolvendo profissionais de Negociação é a objetividade. O ganho de tempo, a costura perfeita sobre o objeto e os objetivos claros, gerando conclusões mais seguras e estáveis. Não há pressa, há racionalidade gentil. Não há formalismo, há elegância ética e amigável.

Já as perdas com uma reunião atécnica são grandes. Brincadeiras em excesso podem facilitar a quebra intencional de ritmo, demonstrando a um interlocutor habilitado, falta de profissionalismo e seriedade. Perda de objeto, não se exaurindo tudo que se podia sobre o que se negocia. Perda de objetivo, não se concluindo perfeitamente e ficando arestas que gerarão futuros problemas e necessidades de novos e custosos encontros. E perda de tempo, o que poderia ser resolvido em 20 minutos, consome 4 irritantes horas, com uma sucessão de coisas e confusões deixadas para serem digeridas num depois trágico e cheio de insatisfações.

No livro texto dos cursos de pós-graduação da FGV, da disciplina homônima “Negociação e administração de conflitos”, p. 54, de Carvalhal, André Neto, Andrade e Araújo, estuda-se o comportamento humano. A manipulação, a ética nas negociações, os blefes, truques e informações escondidas compõem um menu de conhecimento necessário ao negociador. Sua percepção precisa ser devidamente habilitada para perceber, por exemplo, a existência de um stakeholder, o fantasma – atores ou fatores interessados em um determinado resultado que pode não estar presente-.

Também a tipologia personalista do negociador envolvendo os 4 estilos conhecidos. O catalisador, o apoiador, o analítico e o controlador. Testes interessantes buscam a auto-identificação, o mapeamento de o que se é, ou vocações a ser. A importância desse aspecto é estratégica: não se compromete um agente controlador quando o outro lado demonstra a mesma característica. Por isso, autores como Fisher, Ury e Patton, na obra mais referencial da área, “Como chegar ao sim – a negociação de acordos sem concessões”, consideram que “dizer o que o outro lado gostaria de ouvir” é o fator mais importante de uma negociação.

O estudo de erros e defeitos na reunião de negócios continua a ser uma grande referência para quem quer se especializar no tema. Meios psicológicos naturais fazem com que se grave com mais eficiência o erro do que lições positivas. Há todo um medo em se errar e quando se cai nesta vala sofrem-se consequências que ficam memorizadas.

Pedir a um colega experiente ou a um profissional em negociação que observe e anote os erros para depois repassá-los continua sendo um ótimo modelo de aprendizado. Isso quando se “pode” queimar erros em uma reunião de verdade. À vera, em reuniões negociais do mundo corporativo cada vez mais profissionais e consultores da área são recrutados para treinar, controlar e dirigir eventos negociais.

Pessoas que já viveram muito ou empresários que tocam um negócio há décadas e se julgam notáveis negociadores por causa da experiência de vida acumulada, por vezes se saem muito bem. Mas por outras se veem atônitos sem entender o que lhes escapou. Profissionais da Negociação preparados em perceber e avaliar intenções; descobrir objetivos não efetivamente declarados; e introduzir fatores de difícil manejo num procedimento negocial passaram a ser requisitados. Para chegar, expor, encantar e vencer. Ou pelo menos reduzir o prejuízo já previsível e evitar enganos maiores.

Uma obra espetacular, extremamente técnica é “O poder da gentileza”, de Linda Kaplan Thaler e Robin Koval. Uma reunião de negócios não precisa ser sisuda, autoritária e formalista. Pode ser apenas gentil. E quanto mais austero ou formalista for o OL, mais gentileza pode ser dirigida a ele, sabendo-se que gentileza técnica não tem nada que ver com futilidade, fraqueza ou afetação. Os especialistas mostram que a zanga cansa e expõe o ridículo. Já a gentileza insistente e inteligente produz encantos e demonstra genialidade. Artigo em homenagem ao amigo Roberto Jorge Alexandre. [Jean Menezes de Aguiar, professor de Negociação e Administração em Conflitos na pós-graduação da FGV].

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